הסבר על שליחת קובץ ממשק חשבוניות – קובץ 100

הנחיות לשליחת קובץ חשבוניות (קובץ 100)

על מנת לשדר נתונים למערכת Segment בפורמט קובץ 100, הקובץ יכיל נתונים ב-4 סוגי רשומות:

• 0 –מידע על החשבונית
• 1 – מידע על תעודת המשלוח בחשבונית
• 2 – מידע על שורות של תעודת המשלוח.
• 3 – פירוט מספר הקצאה חשבוניות ישראל (לא חובה – בהתאם להוראות רשות המיסים ולהנחיות הלקוח)

הסבר על סוגי הרשומות

• כל רשומה מסוג 0 (נתוני חשבונית), צריכה להכיל אחריה רשומה\ות מסוג 1 (נתוני תעודת משלוח) המתיחסות לאותה חשבונית.
• סה”כ ערך השורות בתעודה (רשומה 1) צריך להיות תואם לסה”כ ערך החשבונית (רשומה 0).
• כל רשומה מסוג 1 (נתוני תעודת משלוח) צריכה להכיל אחריה רשומה\ות מסוג 2 (נתוני פריטים בתעודה) המתיחסות לאותה התעודה, באותה החשבונית.
• סה”כ ערך השורות בתעודה (רשומה 2) צריך להיות תואם לסה”כ ערך התעודה (רשומה 1).
• רשומה מסוג 3 הינה רשומת סיכום לחשבונית.
• רשומה מסוג 3 הינה רשומה יחידה פר חשבונית והיא למעשה רשומת סיכום של החשבונית.

סוג רשומה 0 (פרטי החשבונית)

סוג רשומה 1 (פרטי תעודת משלוח)

הערות:

1. מספר חנות – זהו מספר הסניף ברשת, יש לשים לב שאם משתמשים ב-“המרת קודי סניפים” אז ההמרה מעודכנת בסגמנט.

   ניתן תמיד לבדוק זאת בפורטל של סגמנט תחת “עדכון נתוני סניף”, ניתן לעשות זאת ידנית או מקובץ אקסל.

   יש לשים לב שמספר הסניף תואם למספר הסניף בתעודת האספקה / כניסה.

2. מס’ תעודת משלוח – יש לוודא שיש קליטה עבור תעודת המשלוח. צריך שהקליטה תגיע לסגמנט ותופיע בפורטל תחת הכותרת “אספקות”.

   יש אפשרות לא לשים ערך זה ולהסתמך רק על “מס’ בול”. במקום זאת יש למלא את השדה בערכי “0”. במקרה זה חייב להיות מספר בול תקין התואם לנתונים ההתקבלו מהרשת.

3. מס’ בול – יש אפשרות לא לשים ערך זה ולהסתמך רק על “מספר תעודת משלוח”. במקום זאת יש למלא את השדה בערכי “0”. במקרה זה חייב להיות מספר תעודת משלוח תקין.
4. אם הרשת הגדירה שניתן להתחשבן בחשבונית עם יותר מתעודה אחת – אז יש להגדיר מחדש רשומה מסוג “1” עבור כל תעודה.

(!) יש לשים לב גם לתנאים של כל רשת – לדוגמא אם הרשת הגדירה שחשבונית יכולה להכיל יותר מתעודה אחת אך על אותו מספר סניף /חנות, אז כלל התעודות בחשבונית צריכות להיות עם אותו מספר חנות.

סוג רשומה 2 (שורות בתעודת המשלוח)

הערות:

1. מספר פריט לקוח – זהו שדה של הקוד פריט ברשת כפי שמופיע בקטלוג שלו. אם משתמשים ב”קוד פריט ספק” במקום אז יש לשים לב שה-“קוד פריט לקוח” ממלוא עם ערכי “0”.

2. מספר פריט ספק – זהו שדה של הקוד פריט ספק כפי שהוגדר על ידי הספק ב-“המרת פריטי ספק”. יש לשים לב שהנתונים מעודכנים – ניתן תמיד לבדוק זאת בפורטל של סגמנט תחת קטלוג -> “עדכון נתוני פריט”, ניתן לעשות זאת ידנית או מקובץ אקסל.

   אם לא משתמשים בשדה זה – יש למלא את השדה עם ערכי “0”.

3. יש לשים לב ששמים את השדות של קוד פריט לקוח וקוד פריט ספק במיקומים הנכונים. בלבול במיקום או החלפת מיקומם יגרום לשגיאה.

4. יש לשים לב שההשוואה נעשית מול תעודת הכניסה של הרשת -> לכן אם יש שגיאה יש להשוות את הנתונים מול נתוני הכניסה של הרשת.

   יש לשים לב שהפריטים, מחירים וכמויות בין התעודות כניסה והנתונים בקובץ 100 תואמים – במידה ולא – תתקבל שגיאה.

סוג רשומה 3 (מספר הקצאה חשבוניות ישראל)

הערות:

סוג רשומה זו הינו חובה עבור חשבוניות מעל 25000 ש”ח , בהתאם לדרישות רשות המסים. חשבוניות מעל סכום זה, אשר לא יכילו סוג רשומה זה, ייכשלו בשלב הבדיקות.

טיפול בערכים שליליים

מצורפת טבלת תרגום לסימן מינוס עבור ערכים שליליים “-” . את הספרה האחרונה בשדה מחליפים באות הנ”ל:

קבצים להורדה

ניתן להוריד קובץ לדוגמא כאן

ניתן להוריד גירסאת אקסל של עמוד זה כאן